為了保證檢測結果的準確性和可靠性，不僅要關注外在的檢驗機構業務流程，也需要關注檢驗機構內部質量控製機製的建設。為此武漢食品化妝品檢驗所徐勤瑜工程師從四個角度深入探討了這方麵的問題。即建立內部質量監督網的監督評價機製、控製計劃的評價考核機製、檢驗報告抽查考核機製、檢驗報告更改審核登記考核機製。
在檢測工作中如何保證連續出具準確、可靠的檢測結果，降低和避免質量事故的發生一直是檢驗機構關注和探討的問題。很多人從檢驗機構業務流程的各個環節和檢測活動涉及的各要素等角度探討過如何進行內部質量控製，但就內部質量控製中的機製建設探討的卻很少。在本文中，筆者將從四個方麵探討在內部質量控製工作中行之有效的機製建設。
建立內部質量監督網的監督評價機製
內部質量監督網是由檢驗機構質量負責人、質量保證部門負責人、質量管理員、專業檢測中心的質量負責人和兼職質量監督人員組成。在質量保證部門設立的專職質量監督員和各檢測中心設立兼職質量監督員由所長任命，並對所質量負責人負責；同時明確質量崗位的職責和權限。專職質量監督員負責質量監督網的運行，指導質量監督員開展質量監督活動，組織開展質量保證活動。各檢測中心的兼職質量監督員不定期對本中心開展的檢驗工作實施監督。監督內容包括檢驗過程中質量是否得到控製；技術文件和製度是否執行；檢驗記錄和檢驗報告是否得到保證。比方，對本中心檢測人員的一次完整檢測活動進行不定期的記錄;對檢測項目、檢測所依據的標準代號、起止時間、操作過程、儀器設備、設施及環境條件、檢驗依據及方法、樣品管理等幾方麵做好詳細記錄，並做出符合或不符合的評價。如果這次檢驗結果不符合標準，則需責令工作報告中心負責人停止該檢測活動，並進行處理，以書麵形式及時上交質量保證部門。質量保證部門彙總監督記錄，將情況報質量負責人，質量負責人根據所反映的問題，采取必要的糾正或預防措施。質量保證部門每年年終對監督人員的工作和監督網的有效性進行評價。
建立內部質量控製計劃的評價考核機製
通過製定內部質量控製計劃可以使檢驗機構的人員、儀器設備、標準物質、試驗方法、試驗環境受控，確保試驗結果的準確性。每年年初由各檢測中心的質量負責人製訂本中心的全年內部質量控製計劃，通過質量負責人審核後，由所長批準組織實施。計劃中要詳細列出全年對比試驗的產品參數、比對類型、比對人員、評價標準、實施時間等。其中產品參數是取得資質的重要項目；比對類型主要采用人員比對、儀器比對、方法比對、留樣比對、標準物質、測量審核等多種形式；比對人員要覆蓋重要檢測人員，尤其新上崗檢測人員要納入計劃。質量保證部門的質量管理員按月或季度組織實施計劃，相關檢測中心質量負責人需進行督促落實。每次比對實驗都要出具比對實驗報告，由質量管理員做出比對質量分析報告，必要時(出現不符合標準時)提出糾正措施及建議，交質量負責人。在計劃實施的過程中定期由所長主持計劃實施效果的評審會，做出分析評價和得出評審結論。最後將對比試驗的原始記錄、實驗報告、質量分析報告、定期評審結果等資料進行歸檔。在按計劃實施中還要積極參加能力驗證和實驗室間比對。能力驗證和實驗室間比對不僅是監管部門判斷和監控檢驗機構的有效手段，也是檢驗機構通過外部措施補充內部質量控製計劃的方法手段。檢驗機構應按規定積極參加國家質檢總局、中國國家認證認可監督管理委員會CNCA、中國合格評定國家認可委員會CNAS等管理部門組織的外部能力驗證計劃及實驗室間比對。對於獲得實驗室認可的檢驗機構，CNAS每年對參加的領域和頻次都做出了規定。質量保證部門還可以自行開展各檢測中心與相關國家、院校等檢測中心開展實驗室間比對。比對結果如出現疑問和離群，質量保證部門應盡快組織查找和分析出現疑問和離群的原因，開展有效的整改活動，並將詳細的整改報告及核查結果以書麵形式提交質量負責人，按內部質量控製計劃的評價考核機製進行。
建立檢驗報告抽查考核機製
檢驗報告是檢驗機構的最終產品，也是出現質量事故調查和追究責任的起點，因此檢驗報告的質量控製工作致關重要。由質量保證部門的質量管理員對各檢測中心每月簽發的檢驗報告按一定比例進行抽查，對相關的檢驗協議書、抽樣單、檢驗記錄、檢驗報告中存在的缺陷內容和類別做好詳細的抽查記錄。在實際工作中發現影響檢驗報告的質量因素除了樣品的采集、處理、檢測外，主要還包括業務受理時委托協議書上的信息是否和委托方提供的信息一致，選用的標準是否準確；指令性檢驗抽樣單上信息和錄入係統中的是否一致；檢驗人員選用的檢測方法是否符合產品標準、使用的儀器是否可靠(在檢定周期、精度符合需要等)；主檢對檢驗項目進行單項評定選用的產品標準是否準確等因素。因對這些因素起決定性作用的是人，所以對於製定各環節的允錯比例，進行量化考核來增強人的責任意識尤為重要。但前提必須明確各環節的責任。比方，報告的三級審核製度在程序文件中要明確檢驗人員對檢驗數據的準確可靠、原始記錄的完整規範負責；主檢審查檢驗記錄，編製檢驗報告，對其真實性，對結論的正確性和數據結果的可靠性負責；審核人對依據和結論的正確性及檢驗報告編寫質量負責；批準人對檢驗報告依據的正確性、結論的準確性負責等。明確了責任才能使相關工作的每一個環節到位。
建立檢驗報告更改審核登記考核機製
對已批準的檢驗報告進行更改必須由相關人提出申請，經業務部門進行情況調查，做出處理建議後，質量保證部門、質量負責人或技術負責人提出處理意見方可打回源頭進行更改。最終流轉回質量保證部門對申請相關資料歸檔，才能發放新報告。對於未發出的原報告，在新報告發出前收回原報告，保留一份隨申請單存檔，其他銷毀以防誤用；已發出的報告，在新報告發出同時以書麵形式通知客戶並回收原報告。質量保證部門要對每次檢驗報告更改情況進行詳細登記。比如，更改報告的編號、主檢、審核人、批準人、申請人、更改的原因、錯誤類別等，便於質量控製工作中統計需要。通過建立檢驗報告更改審核登記考核機製，質量保證部門可以判斷全年報告最終審核差錯率是否達到質量目標；為質量負責人找到工作中的薄弱環節，挖掘深層次原因做出質控決策提供了依據；與之相結合的人員量化考核增強相關人員的責任意識，從而降低了檢驗報告出錯率。
除了以上四個方麵，還可以從日常工作中的客戶投訴、抱怨和複檢、內部審核、管理評審、外部評審等多方麵來探討檢驗機構內部質量控製的機製建設，以保證內部質量控製工作真正落到實處，推動檢驗機構質量體係的持續改進。