□ 朱麗英 江蘇省沛縣食品藥品安全監督所

　　摘 要：做好現代化檔案管理的重點在於檔案工作規範化、標準化。藥品管理檔案作為一種特殊的商品，更應該努力做到規範化、標準化。在兼顧硬件設施的同時，實現藥品檔案工作規範化、標準化的重要基礎是做好文書處理工作。因此，我們要樹立全局意識，以文書處理工作規範化、標準化與藥品檔案工作規範化、標準化為工作指導思想，在實踐中努力實現藥品檔案工作的規範化、標準化。

　　關鍵詞：藥品檔案;規範化;標準化;措施

　　雖然公文檔案和公文處理有著不同的工作側重點，但我們不能因此忽略二者間緊密的聯係，一方麵公文處理是公文檔案基礎和前提，另一方麵公文檔案是公文處理的繼承和後續。二者統一於文件工作這一大類。值得注意的是，在推進藥品檔案工作規範化、標準化的進程中，檔案從業人員的素質也起著重要作用，同時也關係到檔案事業能否實行可持續發展。

　　1 公文製發是基礎

　　檔案是由公文這一前身轉化而來，公文製發的好壞不僅僅決定著公文的好壞，同時也會影響日後檔案的質量，以及檔案工作的規範化、標準化。因此，在公文製發時我們首先要解決規範化、標準化的問題，來提高藥品檔案的質量，從而確保規範化、標準化的檔案實施工作順利開展。在具體進行公文製發時，有四點值得我們注意：第一，公文用紙質量要好，幅麵尺寸要符合國家標準，做到規格統一、標準、規範，排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。第二，注意檢查公文製發是否辦理了簽發手續，能否通過審批，公文標題正確與否，主送單位和抄送單位是否有誤，落款公文是否一致，是否遺漏日期。第三，公文字跡要清晰可辨，不管是進行公文草擬、公文繕印還是做各種報表、記錄、簽字、批注等都應該選擇不易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡清晰，便於長久保管。第四，文種使用要合理，格式擬製要規範，不濫用簡稱，避免不規範字，以便於日後進行標準化、規範化的檢索[1]。

　　2 “以我為主”的立卷歸檔原則是關鍵

　　藥品檔案工作規範化和標準化的最大限製因素是相近公文的重複與立卷的無序組合。而實現藥品檔案規範化和標準化的根本目的是實現藥品檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化，因此需要做好“以我為主”的立卷歸檔工作。而“以我為主”的立卷歸檔原則也就是歸檔文件的主體是本單位形成的文件，這一原則形成和應用於我國長期文書立卷歸檔工作實踐，也是推動藥品檔案工作更加標準、規範和現代。要想充分把握這一原則，我們在具體工作中要：重視立管歸檔的時效性，在完成當前任務之後才能進行立卷和規範，否則會導致混亂和無序的藥品管理，影響檔案管理工作的正常進行;對立卷進行合理分工，突出立卷歸檔的重點。在“以我為主”原則的指導下，實際立卷歸檔工作要重視文件和資料的區分，特別是對那些內容、形式或者作用等非常相似的文件資料，具體分析實際情況，促使藥品檔案管理更加簡潔，提高利用藥品檔案的效果;在“以我為主”原則的指導下，要確保卷宗的完整。歸檔要分清主次，把握重點，仔細篩選，避免其他文件的混入。此外，也要重視保管已經歸檔的工作，避免丟失。在進行立卷時，要進行良好的分類和歸檔，確保一個卷宗是同類的，並具有內在的聯係，將一個問題處理的整個過程的資料收錄其中，這樣可以提高藥品檔案的利用價值，而且通過這種歸類所形成的藥品檔案集完整性，非冗餘性等優點為一體，確保藥品檔案的規範和標準管理。

　　3 提高案卷質量是可靠保證

　　長期工作實踐表明，藥品檔案的價值很大程度上取決於案卷材料收集是否完整。而影響檔案規範化、標準化質量操作性因素則歸為立卷方法與案卷裝訂質量。因此，在推進藥品檔案規範化、標準化的工作進程中，我們必須把握好以下三方麵，第一：為了便於藥品檔案規範化、標準化管理中的分類和檢索要注意立卷方法問題。第二：為了藥品檔案規範，要重視案卷裝訂的質量。第三：為了做到有據可查，要加強登記，確保公文的完整性。對於那些非常規渠道傳送的公文要更加重視，做好登記[2]。

　　4 提高檔案人員素質是必要途徑

　　檔案管理人員的素質高低直接決定著檔案管理水平和檔案服務質量。因而，對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。作為一名檔案工作人員應該具備以下素質，較高的政治素養、大膽的創新精神、高尚的職業道德、嚴謹的工作作風、過硬的業務技能。隻有具備了以上的素質，才有可能成為一名合格的檔案工作人員。麵對新時期檔案工作的需要，檔案工作人員可以通過以下方法來提升自身素質：加強業務學習，提高自身素質。知識經濟的時代，競爭無處不在，要想在激烈的競爭中立於不敗之地，需要我們不斷增強自身素質，增強專業能力。要想做好檔案管理工作就必須學習相關的管理條例，熟悉業務，這樣才能保證工作質量;愛崗敬業，培養良好的職業道德。檔案管理工作專業性非常強，要求工作人員具有高度的工作責任感、良好的職業道德。沒有良好的職業道德，即使業務能力再強也不能很好的發揮;利用現代化，做到檔案管理現代化。為了提高工作效率，檔案工作人員需要熟練利用計算機進行檔案管理工作，同時還需具有創新意識，跟上現代化的節奏[3]。

　　5 結語

　　綜上所述，規範化、標準化的藥品檔案管理，是衡量一個藥品監督與管理水平的重要尺度。規範化、標準化的藥品檔案管理可以不斷提升藥品的監督管理水平。

　　參考文獻：

　　[1]李紅,張麗軍.如何推行藥品檔案工作規範化標準化[J].中國醫藥指南,2006,10:46-47.

　　[2]袁曉旭.如何推行檔案工作規範化和標準化[J].黑龍江科技信息,2011,09:84+170.

　　[3]孫顧楠.如何推行檔案工作規範化標準化[J].民營科技,2009,10:104.