宴專家 | 發布宴會管理係統1.0版 再定義餐飲宴會運營方式

盛宴聯盟最新發布係統產品，

一個更先進的宴會管理方法：宴專家。

客必得經曆了兩年時間的打磨，在2019年4月發布了兩款全新係統產品，一款是客必得預訂服務管理係統4.0版，另外一款是針對於一個全新業態，針對餐飲行業裏邊的宴會管理出了一套獨立的宴專家管理體係——宴專家宴會管理係統1.0版，接下來我先給大家簡單說明一下。

宴專家發布會現場首席技術官李俊力

60家大門店半年試用進行測試

關於宴會這一部分，誕生的過程比較波折，盛宴聯盟遠在2017年的年初就啟動這個項目，隨後我們注冊一個商標“宴專家”。開始的時間雖然很早，但是這兩年我們就一直在調研、磨合、開發，然後推翻再開發，為什麼呢?因為中國的餐飲宴會流程管控，都不具有可參考性，而且每一家餐廳的管理方式都不一樣，無法找到共性。我們前前後後調研超過60家門店，而在我的調研報告表裏，就有60個各不相同的門店宴會管理模式，所以我們需要花費時間去摘出這些管理模式裏通用共性的、相匹配的、又能符合大眾需求的這麼一個包容性極強的管理方法。

後來我們又在2018年10月份，用了一年半的時間才上線一個BETA測試版本，隨後我們在30多家店進行長達半年的試用測試，一直到今天，我們才正式發布「宴專家」1.0正式版。在試用宴專家BETA測試版本這段時間，我們的膽子也比較大，我們不單挑選了一些呼市的大門店，還選擇了像西貝海鮮這類的大店，就這麼赤裸裸的拿去試用，所以我們敢說現在宴專家真的非常穩定，大家也不用擔心自己會成為小白鼠。

宴會統計工作問題場景展示

告別傳統人工登記宴會信息

宴專家誕生的初衷來源，是給每個門店宴會部的宴會信息登記本(或者記錄板)，看過宴會登記本的一定都知，這個本子上登記的信息總是密密麻麻亂七八糟的，如果哪一家門店的宴會登記本亂出新高度，我們還真不能笑話它，為什麼呢?因為一個餐廳宴會的生意越好，這個本子上要登記的東西就越多，越多越亂，越亂說明宴會生意好，有人會問有多好呢?我隻能說，好到這一年光宴會的營收就能過億!而隨便一家宴會生意不錯的門店，都會安排專人對宴會信息進行摘取，摘取的內容有任務分派、手工合同記錄、手工看板、信息交接單、手工Excel的菜譜、業績的統計等一係列的流程內容，之後還要對接禮儀、對接布置現場事宜、對接合作第三方供應商，甚至有的門店裏，自己還在合作的第三方婚慶公司占有一半的股份，整個宴會管理真的可以說亂的一塌糊塗。

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成交率16% 另82%在哪?

我們再來說兩個數據，而我們做過試用調研的60家門店，婚宴的成交率是16%，從客戶谘詢記錄到客戶信息開始，到最後真正落地在門店舉辦婚宴，這個最終的成交率是16%，那剩下84%商機去哪了?不知道，客戶不在你們家訂婚宴，新人就不結婚了嗎?這顯然是不可能的，但是這對新人最終去了哪一家餐廳辦婚宴，這就很難清楚了。

我們曾經調研過一家門店，他們家的情況就比較極端，是什麼情況呢?就是有一年，這家門店因為宴會預定流程中間的信息不匹配，光打折一項就損失60萬，原因就是因為銷售經理跟客戶溝通宴會內容時，答應很多宴會服務內容，但是最終在辦宴會時，這個經理卻忘了很多之前答應過客人的內容，所以客人以售經理疏忽為由，要求酒店給他們的總消費打折，後來這家門店針對這類打折情況做了一次專門統計，才知道自己一年，就因為宴會管理失誤收費打折而損失了60萬。

宴會流程漏洞多風險大

我們可以想象，每家門店在宴會管理整個流程中，到底會有多少紕漏，於是我們針對宴會流程，總結出幾個比較集中的問題：我們先來說一下一線的問題，因為宴會服務的整個周期比較長，有的甚至長到一年，比如我今年交了押金預訂明年在這裏結婚，這一年的籌備期裏，新人隨時都會對宴會有新的服務要求和想法，每一個新增內容的細節也十分複雜，當然這類的還算好的，最怕就是訂金交了，也跟蹤服務許久，但客人卻突然撤單了，這類突發撤單的情況，就算是老板本人的擔保也無法做到百分百的避免，種種不可控變化造成的銷售談單效率極其低下，所以各門店對負責宴會業務的經理人的素質要求都非常高，因為他們需要將每一位宴會客戶的每一個需求，都與門店宴會廳的相關負責人進行電話溝通確認，哪怕讓客戶登上大半天，隻要宴會廳的負責人沒有給出準確答複，他們就不敢答應客戶的要求，怕撞單!因為宴會撞單都是非常大的事故，因為你收了人家的定金卻出現撞單，門店要賠的錢可不是小數目。

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放鴿子成為宴預訂最大難題

餐飲圈的人都知道，餐廳宴會廳大部分采取一個機製叫預留擔保製，什麼意思呢?一個餐廳經理說“我有一個客戶想訂這個廳，意向特別大，老板，給我留兩天行不行?”老板說“留兩天吧”，這裏請注意!!!預留的這兩天就等於這兩天不論對方撤不撤單，這個宴會廳都不能再承接別人的宴會，因為在宴會登記本上已經被標注這兩天已有預訂，所以其他的銷售經理是不會重複承接這兩天的宴會商機的，如果這個單最終還是放鴿子了，餐廳到底損失了多少商機誰也不知道。我們再來說說跟進宴會客戶，宴會登記的信息特別繁瑣，後我們統計了一下，以舜和為例，一位宴會廳經理每天同一時刻，最多可能同時跟進將近十個宴會訂單，每天要麵對各種各樣繁瑣的事情。

13宴專家係統界麵展示

輕鬆玩轉宴會廳的好日子

對於管理層來講呢，每年的宴會商機一大把，對吧?我剛剛說了，目前我們統計的餐廳宴會成單率不足20%，可見每一家門店每天進來的商機都不少，尤其像知名的門店谘詢量更是十分可觀，但是為什麼最終沒有成功?客戶最終到了哪個競爭那裏?這個客戶是什麼原因不選擇我們?我們把客戶都丟在哪個環節了?如何避免這些問題我們都不清楚。我們還要知道，全年的餐飲行業辦婚宴的日子一共有80多個好日子，而這些好日子的營收在理論上來講，應該與平日不一樣才對，遇到五一、十一，那餐廳的餐標就應該提高，我的收入也應該高，我的宴會廳擺桌就應該擺的更滿。但是實際呢?各大承接宴會的門店采取的是什麼機製?采取的是先進先定機製，無論頭天定的那個人，他交的錢有多麼少，沒有辦法，這個廳也無法挪用給其他消費更高的客戶。宴會收入結構又是怎樣的呢?菜品又應該怎麼調整?你的增值產品應該怎麼銷售?後邊流程節點多周期長?就拿業績統計來說，一般級別相對較高的門店，都會設有專門的宴會業績統計員這個崗位，我調研了60家門店，其中51家門店有專人做宴會統計，這個工作真的是非常繁瑣。當然，現在這件事很簡單了，我們宴專家1.0版本，隻需一鍵就可以生成完整的業績統計表單，還給門店節省了人工。

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係統在線押金識別機製

財務收取訂金，我們調研過的餐廳中，有十家門店的曆史未退的訂金超過百萬。訂金管理到底有多複雜呢?在所有退訂金的情況中，當餐退訂金是最簡單易核算的，隻需核對清楚當日餐費用訂金直接進行抵扣即可;但是多數情況下，退訂金都不是很容易的事情，為什麼這麼說呢?除訂金抵餐費外，常見的情況還有退部分訂金、分批退訂金、客戶違約拒退訂金、訂金轉存餐廳儲值卡等各類情況，而且在退訂金的時候，一線人員也無法精確退還的訂金數額，隻能等待財務最終核算後才能將訂金退還給客戶，要是遇到客戶數據丟了，或者收據持有人身份無法核實的情況，那麼退訂金的工作將更加麻煩。同時我們要知道，宴會廳經理收取客人訂金到交到財務的這個過程時間差也是不可控的，所以整個退訂金的環節真的是險象環生，時刻都容易出現紕漏。

宴專家係統1.0版，可提供在線化的押金識別機製，無論是財務、預訂台還是宴會廳經理，都可以實現一鍵操作退還訂金，同時係統還將自動衝抵銷賬，從此客戶不用再等，財務也樂得輕鬆。

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隨時隨地查看即時宴會檔期

針對這些宴會管理的問題，「宴專家」宴會管理係統基於移動端跟PC端，餐廳還可以隨時隨地查看即時宴會檔期頁麵，具體都能看到什麼信息呢?可以通過顏色標簽，看到全年都哪些天是你門店最重要的日子，紅顏色是最好的日子，所以這一天宴會廳至少要承接30桌以上的單子，而且餐標要達到3000，這些在係統裏都可以提前設置好，所以門店全體銷售人員在日常工作過程中，都可以通過手機端獲得相應的任務提醒，係統頁麵還增加了相應的任務看板。

宴會管理三大解決方案

第一方案，就是宴會流程管控。

剛才我們講了，宴會流程非常長，涉及部門比較多，與客戶溝也十分頻繁，於是我們獨創了5步管理法。解決商機丟失，競爭失敗，競爭損失，信息輸入，然後我們讓整個宴會的信息完全透明，階段可視化，讓老板一眼就能知道，哪些宴會到了哪一個階段，誰是掌控宴會信息的變化，各個餐廳可根據權限設置劃分不同人員所查看的信息層級，這是流程管控。

第二個方案，是宴會目標管控。

宴專家幫助餐廳植入了一套任務分解體係，這個任務分解體係，讓餐廳可以對未來一兩年內所有的好日子進行規劃，係統會自動生成任務，從任務看板裏讓各門店能直觀的看到一年整個宴會任務的完成情況。不同日子可以設置不同的任務，即時了解每一天的任務是否達標，哪一個宴會廳不達標，甚至精準到個人精準到訂單。門店通過這些精準數據，可以直接預見未來幾個月整個宴會業務的情況，進而及時調整每一個宴會廳動銷活動和任務標準。

第三個方案，是宴會業務支持。

針對餐廳內部管理所有零碎繁瑣小流程的解決方案，比方說「商機競爭支持」，解決的就是餐廳現在的預留單保製，係統不允許任何人在不交錢的情況下來預訂宴會廳，好的日子可以錯後去確認訂廳。這裏涉及到「競爭機製」，係統允許所有餐廳針對一個宴會廳去全程錄入完整的客戶信息，一直到客戶簽約，競爭成功後係統就會自動形成訂單，其他未成功的客戶信息將被退出該廳競爭賽道，這樣我們既保證了之前所有商機留存到企業，一旦已經確定的訂單出現撤單情況，係統可以將下麵等待的客戶訂單頂上，保證每個廳的上廳率。

「訂金管理支持」，我們有一整套的從PC端到移動端APP端的一個驗證解決方案，裏邊涉及到一些權限管控，我就不細說了，我會在今天下午的產品講解會上進行更詳細的說明。

我們再來說一下「任務派發」，我們都知道這個餐廳部門可以支持N多宴會，舉個例子，廚房部門是宴會最直接的部門，該部門更加希望的是，所有宴會菜單明細都能夠提前一周確定並統一給到該部門，而現在餐廳需要一個訂單一個訂單發出來，什麼時候確定都說不準，這讓廚房在準備上就增加難度。現在餐廳通過「宴專家」可以一鍵生成下一周廚房部門菜單明細，客同時生成下一周的工程部門安裝需求，以及前廳各個部門所需要的任務清單，全部都是一鍵生成的。

其中最複雜的宴會「業績統計分析」，也是係統自動完成的，宴專家會自動統計每一個銷售經理每一個月的業績，簽約的業績，還有撤單情況等，都是每天自動完成，包括宴會相關的禮儀配置，舞美搭建等等，都會顯示的清清楚楚。

最後「流程管控」這個位置，宴專家核心是解決兩個宴會客戶信息“黑匣子”，在餐飲宴會的流程管控裏，其實是有兩個比較大的信息“黑匣子”，第一個是管理信息黑匣子，從客戶對餐廳有意向的開始，一直到簽約準備這個過程，中間大部分的信息都集中在銷售經理手裏邊，管理者並不清楚他中間經曆了什麼，跟客戶承諾了什麼，很多時候都是最後才落到紙麵上，所以我們要把它透明化公式化。另外一個信息黑匣子就是在簽約準備，客戶從簽約一直到他來布場之前，根本不知道經理幹了什麼，餐廳也不知道經理為客戶幹什麼，所以這部分的黑匣子我們也要拿出來，才能更好的提升客戶感受。所以在流程管控核心就是解決這兩部分的內容。

做好宴會管理就用宴專家

我們希望通過宴專家來幫助餐廳來解決宴會管理的諸多問題，也就是說我們是用流程把餐廳裏麵的個人能力變成企業的係統能力，隻有建立流程才能夠讓無序變成有序，複雜變成簡單，做到人走流程在。那在流程裏麵呢，又會產生流動數據，我們要以數據為依據持續優化這個流程，兩者相輔相成形成宴會管理架構的一個良性循環。宴專家一直在不斷優化這個體製，也是我們整個宴專家1.0版本的一個設計核心理念。